Hinweisgeberschutzgesetz
Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz
Am 2. Juli 2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zum besseren Schutz hinweisgebender Personen in Kraft getreten. Damit wurde die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht umgesetzt.
Die ÜAG gGmbH hat eine Interne Meldestelle nach § 12 HinSchG eingerichtet.
Die Interne Meldestelle richtet sich an alle hinweisgebenden
MitarbeiterInnen des Unternehmens sowie
- Personen, die im privaten oder im öffentlichen Sektor tätig sind und im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Unternehmen in Kontakt stehen,
welche Informationen über Verstöße erlangt haben, die insbesondere einen Bezug zum Wirkungskreis des Unternehmen haben.
Durch einen Hinweis an die Interne Meldestelle geben Sie uns die Möglichkeit, den Sachverhalt aufzuklären und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Die hinweisgebenden Personen sind davor geschützt, dass ihnen aus der Meldung Nachteile entstehen. Personen, die Hinweise auf Missstände geben wollen, können sich wahlweise an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden.
Sofern intern wirksam gegen etwaige Verstöße vorgegangen werden kann, wenden Sie sich bitte vornehmlich an die Interne Meldestelle. Sie tragen somit dazu bei, regelkonformes Verhalten zu stärken sowie für ein faires Miteinander zu sorgen. Auch nach einer internen Hinweisabgabe bleibt die Möglichkeit einer (weiteren) externen Hinweisabgabe bestehen.
Wer ist Hinweisgeber?
Hinweisgebende Personen sind Personen, die Informationen über Verstöße melden oder offenlegen. Erfasst sind alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Hinweisgeber können sein:
- Arbeitnehmer, auch frühere Arbeitnehmer, Bewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer
- Dritte wie Lieferanten, Dienstleister und Kunden des Unternehmens
Welche Inhalte kann ich melden?
Die Schwerpunkte der Internen Meldestelle sind von Ihnen gemeldete Hinweise auf Korruption und Wirtschaftsdelikte sowie weitere Verstöße nach dem Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG.
Welche Verstöße sind vom Hinweisgeberschutzgesetz abgedeckt gemäß § 2 HinSchG?
- Verstöße gegen Strafvorschriften (hierzu zählen auch physische/psychische Gewalt, sexuelle Übergriffe, rassistisch motivierte Straftaten, usw. )
- Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. (bspw. auch Vorschriften zum Arbeits- und Gesundheitsschutz, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Betriebsräten sanktionieren)
- Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte (bspw. Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.)
- Äußerungen von Beamtinnen und Beamten, die einen Verstoß gegen die Pflicht zur Verfassungstreue darstellen (wohl aufgrund der Geschehnisse um die “Reichsbürger-Razzia”).
Diese Aufzählung ist beispielhaft und nicht abschließend.
Achtung:
Die Voraussetzung ist immer, dass sich die Verstöße auf den Beschäftigungsgeber/das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem oder mit der die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht (§ 3 Absatz 3 HinSchG).
Ebenso muss der Mitarbeitende hinreichend Grund zu der Annahme haben, dass die von ihm gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entspricht. (siehe hierzu § 33 HinSchG)
Wie kann ich eine Meldung machen?
Hinweise können Sie an Frau Hülsemann oder Frau Hanf als Meldestellen-Beauftragten in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz vertraulich in die Briefkästen am Holzmarkt oder in der Ilmstraße geben.
Alternativ können Sie Frau Hülsemann oder Frau Hanf auch persönlich oder telefonisch ansprechen.
Sie erreichen sie unter:
- Frau Neele Hülsemann im Holzmarkt 9 (5. Etage), 07743 Jena oder telefonisch unter: 806655
- Frau Karina Hanf in der Ilmstraße 1 (2. Etage), 07743 Jena oder telefonisch unter: 806813
Für Hinweise im Sinne des HinSchG benutzen Sie bitte ausschließlich diese Kontaktwege. Dies dient der Wahrung der Vertraulichkeit. Beide Mitarbeiterinnen agieren im Zuge dieser Meldestellen unabhängig und weisungsfrei.
Achtung: Eine Hinweisgabe ist nicht anonym möglich.
Ergänzend sieht das Gesetz die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Die Nutzung der Internen Meldestelle sollte jedoch bevorzugt werden.
Wie läuft eine Meldung ab?
Bitte wenden Sie sich über eine der Kontaktmöglichkeiten an die interne Meldestelle und teilen Sie uns mit was, wann, wo und mit welchen beteiligten Personen geschehen ist.
Die Angabe Ihres Namens und einer Kontaktmöglichkeit für etwaige Rückfragen sind für die Bearbeitung notwendig. Die Angaben werden vertraulich behandelt. Eine Meldung kann nicht anonym erfolgen.
Nach Eingang der Meldung erhalten Sie innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung und ein Protokoll Ihrer Meldung.
Ihre Meldungen nehmen wir auf, bearbeiten sie und holen Auskünfte bei der hierfür zuständigen Stelle ein. Spätestens nach drei Monaten erhalten Sie eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen.
Bitte prüfen Sie vor Abgabe eines Hinweises umsichtig, ob die Informationen, die Sie übermitteln möchten, inhaltlich zutreffend sind. Unsicherheiten bezüglich des Sachverhaltes sind als solche zu kennzeichnen. Personen, die wissentlich unrichtige Informationen weitergeben, handeln ordnungswidrig im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Wie werden meine Vertraulichkeit und der Schutz meiner Daten gewahrt?
Oberstes Prinzip der Internen Meldestelle ist der Schutz der hinweisgebenden Person. Gemäß § 36 HinSchG sind gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien verboten. Für das Meldeverfahren und beim Ergreifen von Folgemaßnahmen gilt gemäß § 8 HinSchG das Gebot der Vertraulichkeit für die Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person sowie für Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden.
Die Meldestellen-Beauftragten haben eine Vertraulichkeitsverpflichtungserklärung unterzeichnet. Eingehende Hinweise werden so abgelegt, dass nur die Meldestellen-Beauftragten Zugang haben.
Sollte im Rahmen eines Hinweises der Einbezug weiterer Personen notwendig werden, so erfolgt dies in der Regel anonym.
Achtung:
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder sonstiger Person, die in der Meldung erwähnt werden, dürfen nur in Ausnahmefällen nach §§ 8, 9 HinSchG herausgegeben werden. In diesem Fall erfolgt für diese Personen ebenfalls eine Vertraulichkeitsverpflichtungserklärung, um die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt wird.
Die Identität einer hinweisgebenden Person, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nach dem Hinweisgeberschutzgesetz nicht geschützt. Die hinweisgebende Person ist zum Ersatz des Schadens verpflichtet, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung oder Offenlegung unrichtiger Informationen entstanden ist.
Die Dokumentationen werden 3 Jahren nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Ausnahmsweise können die Dokumentationen auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Datenschutzinformation
Im Hinweisgebersystem werden personenbezogene Daten verarbeitet, weshalb die personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet werden. Hierfür liegen entsprechende Datenschutzerklärungen für Hinweisgeber/Betroffene vor.